[KULIAH] Analsisi & perancangan sistem-DASAR & KONSEP SISTEM INFORMASI

Objective :

—System

- Pengertian

- Karakteristik

—Informasi

- Pengertian

- Kualitas Informasi

Konsep Dasar Sistem

1. Pendekatan Prosedur

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

2. Pendekatan komponen

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Maksud Suatu Sistem

—1. Goal (Tujuan)

—2. Sasaran (Objective)

Karakteristik Sistem

—komponen-komponen (components)

—batas sistem (boundary)

—lingkungan luar sistem (environments)

—penghubung (interface)

—masukan (input)

—keluaran (output)

—pengolah (process)

—sasaran (objectives)

—tujuan (goal)

Komponen Sistem

Supra Sistem – Sistem – Sub Sytem

Contoh :

Akuntasi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra System dan industri adalah supra dari supra system.

Batas Sistem

—Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.

—Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan.

—Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan Luar Sistem

—Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

—Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga besifat merugikan sistem tersebut.

—Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

Penghubung Sistem

—Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.

—Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya.

—Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.

—Dengan penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan Sistem

—Masukan perawatan (maintenance input) - program

—Masukan sinyal (signal input) - data

Keluaran Sistem

—Informasi – Laporan

—Input bagi sistem lain

Pengolah Sistem

—Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

—Suatu sistem produksi akan mengolah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

—Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

Sasaran Sistem - Goal Sistem

—Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem

Informasi

—Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

Siklus Informasi

Kualitas Informasi

a. Relevan (relevancy): informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. * How is the message used for problem solving (decision masking) ?

b. Akurat (accuracy) : Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

Komponen akurat :

b.1) Completeness ; Are necessary message items present ?

b.2) Correctness ; Are message items correct ?

b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ?

c. Tepat waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang).

d. Ekonomis (Economy) * What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ?

e. Efisien (Efficiency) * What level of resources is required for each unit of information output ?

f. Dapat dipercaya (Reliability)

—

Objective :

—Kebijakan Pengembangan System

—Perencanaan PengembanganSystem

Tugas komite adalah:

—Mengkaji, Menyetujui atau membuat rekomendasi yang berhubungan dengan perencanaan sistem, proyek-proyek sistem serta pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan fasilitas-fasilitas lainnya.

—Mengkoordinasi pelaksanaan proyek sistem sesuai dengan rencananya.

—Memonitor atau mengawasi kemajuan proyek sistem

—Menilai kinerja dari fungsi-fungsi sistem yang telah dikembangkan

—Memberikan saran-saran dan petunjuk terhadap proyek sistem yang sedang dikembangkan

Kebijakan dan Perencanaan Sistem

—Kebijakan sistem (systems policy) merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem.

—Perencanaan sistem (systems planning) merupakan pedoman untuk melakukan pengembangan sistem.

Kebijakan Mengembangkan Sistem

—dilakukan oleh manajemen puncak

—Tujuan meningkatkan efektivitas, produktivitas, atau pelayanan

—dilengkapi dengan komite penasehat/pengarah yang dibentuk dari wakil-wakil departemen.

Perencanaan Sistem

—Menyangkut estimasi kebutuhan fisik, tenaga kerja, dana, dll yang diperlukan untuk untuk mendukung pengembangan sistem dan mendukung operasi setelah diterapkan.

—Biasanya dilakukan oleh staff perencanaan (planning staff) sistem. Kalau staff perencanaan tidak ada ditangani oleh departemen sistem.

Proses Perencanaan Sistem

—Merencanakan proyek-proyek sistem yang dilakukan oleh staff perencana sistem

—Menentukan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan yang dilakukan oleh komite pengarah

—Mendefinisikan proyek –proyek sistem yang dilakukan oleh analis sistem

Merencanakan Proyek Sistem

—Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan dan (goal) perusahaan. Perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan untuk mencapai kesuksesannya.

—Mengidentifikasikan proyek-proyek sistem. Misalnya sistem informasi untuk:

1.Pengendalian penjualan dan pemasaran

2.Pengendalian distribusi

3.Pengendalian produksi

4.Pengendalian keuangan

5.Pengendalian perusahaan

—Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem;

Sasaran SI harus konsisten dengan sasaran perusahaan

—Menetapkan kendala proyek-proyek sistem. Kendala-kendala dapat berupa:

1.Batasan dana

2.Batasan waktu

3.Unsur ekonomsi dan proyek sistem

4.Batasan struktur organisasi yang tidak boleh diubah

5.Batasan peraturan-peraturan yang berlaku

—Menentukan prioritas proyek-proyek sistem. Untuk menentukan prioritas sistem yang harus dikembangkan terlebih dahulu, baik kriteria rasional maupun tidak rasional harus diterapkan. Kriteria rasional antara lain:

1.Penghematan biaya atau keuntungan yang didapat dari masing-masing sistem

2.Efisiensi dan efektivitas pemakaian sistem oleh pemakai

3.Kelangsungan hidup sistem

4.Hubungan dengan proyek lain

5.Kebutuhan yang mendesak

—Sedang yang tidak rasional antara lain:

1.Minat dan yang menjadi daya tarik dari manajemen yang berkuasa

2.Kebanggan yang akan ditonjolkan

—Membuat laporan perencanaan sistem.Hasil akhir dari proses perencanaan sistem adalah berupa laporan perencanaan sistem yang tertulis.

—

Mempersiapkan Proyek-proyek Sistem yang Akan Dikembangkan

—Menunjuk tim analis

—Bila perusahaan telah mempunyai departemen pengembangan sistem sendiri, maka tim ini dibentuk dari personil pengembangan sistem dilengkapi dengan manajer-manajer yang terlibat. Bila tim pengembangan sistem diambil dari luar perusahaan, maka konsultan pengembangan sistem ini dapat ditunjuk secara langsung atau melalui pelelangan. Mengumumkan proyek pengembangan sistem.

—Perubahan-perubahan akibat penerapan sistem informasi :

pekerjaan, jabatan, hubungan kerja, status, perubahan gaji

Mendefinisikan Proyek-Proyek Sistem yang Dikembangkan

—Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.

—Melakukan studi kelayakan

—Menilai kelayakan.

a)Kelayakan teknik.

1.ketersediaan teknologi di pasaran

2.ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya

b)Kelayakan operasi.

1.kemampuan dari karyawan

2.kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi

3.efisiensi dari sistem

c)Kelayakan ekomomi.

1.Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem

2.Manfaat yang diperoleh sistem dibandingkan biaya pengembangan

—Kelayakan hukum(law feasibility). Penerapan sistem baru tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku.

Mendefinisikan Proyek-Proyek Sistem yang Dikembangkan

—Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek sistem.

—Melakukan studi kelayakan

—Menilai kelayakan.

a)Kelayakan teknik.

1.ketersediaan teknologi di pasaran

2.ketersediaan ahli yang dapat mengoperasikannya

b)Kelayakan operasi.

1.kemampuan dari karyawan

2.kemampuan dari operasi sistem untuk menghasilkan informasi

3.efisiensi dari sistem

c)Kelayakan ekomomi.

1.Besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem

2.Manfaat yang diperoleh sistem dibandingkan biaya pengembangan

—Kelayakan hukum(law feasibility). Penerapan sistem baru tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari karena menyimpang dari hukum yang berlaku.

Mendefinisikan Proyek-Proyek Sistem yang Dikembangkan (cont)

—Membuat Usulan proyek System

—Meminta Persetujuan Manajemen

Alasan Pengembangan System

—Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal :

1.Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul disistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa :

- Ketidakberesan.

- Pertumbuhan Organissasi.

2.Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).

3.Adanya intruksi-instruksi (directives).

Indikator :

—keluhan dari langganan.

—Pengiriman barang yang sering tertunda.

—Pembayaran gaji yang terlambat.

—Laporan yang tidak tepat waktunya.

—Isi laporan yang sering salah.

—Tanggung jawab yang tidak jelas.

—Waktu kerja yang berlebihan.

—Ketidak beresan kas.

—Produktivitas tenaga kerja yang rendah.

—Banyaknya pekerja yang mengannggur.

—Kegiatan yang tumpang tindih.

—Tanggapan yang lambat terhadap langganan.

—Kehilangan kesempatan kompetisi pasar.

—Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi.

—Persediaan barang yang terlalu tinggi.

—Pemesanan kembali barang yang tidak efisien.

—Biaya operasi yang tinggi.

—File-file yang kurang teratur.

—Keluahan dari supplier karena tertundanya pembayaran.

—Bartumpuknya back-order ( tertundanya pengiriman karena kurangnya persedian barang).

—Investasi yang tidak efisien.

—Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat.

—Kapasitas produksi yang menganggur (idle capacities)..

—Pekerjaan manajer yang terlalu teknis.

PIECES :

Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan untuk memudahkan mengingatnya), yaitu sebagai berikut :

—Performance.

—Information.

—Economy.

—Control.

—Efficiency.

—Services.

Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini.

—Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

—Sistem yang dikembangkan adalah invetasi modal yang besar.

—Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

—Invetasi yang terbaik harus bernilai.

—Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik.

—Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.

—Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

—Jangan takut membatalkan proyek.

—Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.

Siklus Pengembangan Sistem

—Perencanaan sistem (systems planning).

—Analisis sistem (systems analysis).

—Desain sistem (systems design).

—Seleksi sistem (systems selection).

—Implementasi sistem (systems implementation).

—Perawatan sistem (systems maintenance).

Alat dan Teknik Pengembangan Sistem

—HIPO diagram.

—Data Flow diagram.

—Structured chart.

—SADT diagram.

—Warnier/Orr diagram.

—Jackson’s diagram.

Teknik-teknik yang dapat digunakan adalah :

—Teknik manajemen proyek.

—Teknik menemukan fakta.

—Teknik analisis biaya/manfaat

—Teknik untuk menjalankan rapat.

—Teknik inspeksi/walkthrough.

Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:

—Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

—Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.

—Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

—Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Batasan analisis sistem:

—Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:

1.Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau

2.Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?

Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:

—Informasi apakah yang dibutuhkan?

—Oleh siapa?

—Kapan?

—Dimana?

—Dalam bentuk apa?

—Bagaimana cara memperolehnya?

—Dari mana asalnya?

—Bagaimana cara mengumpulkannya?

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:

—Sistem yang ada

—Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada

—Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:

—Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.

—Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.

—Analisis terhadap input dan output.

—Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table and matric